4 vantagens da assinatura online para o setor de compras

A assinatura online é um instrumento imprescindível na modernização dos processos, tanto em organizações públicas quanto nas privadas. Ela finaliza acordos de modo rápido e sem deslocamentos ou impressões. Trata-se de uma comodidade cheia de vantagens, pois reduz custos nas operações em diversos setores.

No caso do setor de compras, é preciso atender às demandas ao mesmo tempo em que otimizam o fluxo de caixa e negociam vantagens com os fornecedores. Quer saber como eles podem melhorar o desempenho?

Acompanhe 4 vantagens de implementar a assinatura online no setor de compras!

1. Elimine papéis e outros artigos do escritório com a implementação da assinatura online

Sim, papel é coisa do passado. Quando o ambiente de trabalho é um verdadeiro depósito de papéis e outros artigos, acaba desorganizando e estimulando a baixa produtividade dos funcionários.

O ideal é que o setor de compras tenha a assinatura online para eliminar esses recursos físicos, que representam uma parcela importante do orçamento.

A assinatura online é uma solução segura e simples, porque elimina a necessidade de assinar documentos de papel à mão. Consequentemente, reduz a utilização de canetas, refis de tintas, insumos para impressão e deslocamento para assinatura de documentos.

Quando um profissional quiser aprovar ou dar anuência a qualquer documento, basta assinar online. Assim, o setor de compras deixa de gastar tempo e recursos com os processos de aprovação dos contratos.

Outro ponto importante é que os documentos físicos estão passíveis a serem perdidos, danificados ou extraviados, o que não ocorre no caso das versões online, pois ficam disponíveis em um ambiente virtual.

Facilita ainda a busca por esses documentos, já que ferramentas digitais possibilitam a busca por termos ou pastas que deseja, sem perder tempo com arquivos físicos.

2. Proporciona mais agilidade nos processos do setor de compras

Quem trabalha no setor de compras de uma organização sabe que a agilidade pode ser um fator decisivo para fechar bons negócios. E quando eles são vantajosos, o produto ou serviço é disponibilizado mais rapidamente.

O impacto é imediato, pois até o cliente final consegue ser contemplado com uma boa experiência de compra. Essa velocidade também é fundamental para o momento atual, no qual o mercado muda constantemente.

Vale destacar ainda que, quando o tempo de resposta do setor de compras não é adequado, ele pode perder muitas oportunidades. Mas é aí que entra a assinatura online e o boost que ela dá nos processos.

Quando os processos do setor de compras são combinados com um sistema digital, para gerir documentos, é possível fechar acordos sem perder tempo com o leva e traz dos contratos.

Além disso, se tem algum responsável que precisa assinar, mas que está ausente, ele pode fazer isso à distância. O documento fica disponível em uma plataforma para que todos possam assiná-lo com rapidez, segurança e menos burocracia.

Do mesmo modo que ocorre no ciclo de vendas, o de compras também precisa ser simplificado para ser ágil.

3. Garante mais segurança, porque os documentos são digitais

Uma das responsabilidades do setor de compras é fazer a gestão de contratos e garantir a segurança deles é um dever. Isso vai além da pura e simples preservação, pois envolve ainda a anuência dos envolvidos.

O fato é que os documentos físicos podem ser adulterados ou até fraudados, o que impacta na credibilidade de quem está envolvido.

Se alguém age de má-fé, é possível que o documento perca a sua integridade e se torne inválido. Além disso, assinaturas físicas podem ser falsificadas. Em compensação, a assinatura online impossibilita esse tipo de ação.

Quando um documento é assinado virtualmente, a identidade do responsável pela assinatura é verificada por meio de criptografia de dados, ou seja, um formato codificado, além de login autorizado com senha.

Camadas extras de segurança servem para dificultar as fraudes, algo impossível quando se trata de um documento impresso. Outro ponto que merece destaque é a impossibilidade de alterar o conteúdo do documento. Caso isso aconteça, as assinaturas são invalidadas automaticamente.

Isso mostra como os documentos digitais são mais seguros que os físicos. Além dessas questões de violação, vale ressaltar que eles estão protegidos contra enchentes e incêndios.

Documentos com assinatura online são salvos digitalmente, portanto ficam armazenados em servidores na nuvem. Se uma máquina der problema, basta utilizar as credenciais de acesso em outra.

4. Aumenta os pontos de contato entre o setor de compras e os demais da empresa

Se a sua empresa aderiu às recentes transformações digitais, sabe que as informações passaram a fluir de maneira orgânica entre os setores. Isso é uma questão de estratégia! Barreiras físicas e outras burocracias deram vez à uma comunicação clara e mais precisa.

Em um passado não tão distante, o mesmo documento impresso circulava por diferentes mesas para ser lido, analisado e assinado. Isso levava dias, às vezes semanas ou meses.

No caso do setor de compras, que precisa estar em sintonia com as demais áreas operacionais, esse tipo de interação é fundamental para garantir a máxima eficiência do negócio.

Por meio das plataformas de gestão de documentos, os contratos em negociação pela equipe de compras podem ser consultados por outros setores a qualquer instante, sem precisar tê-los fisicamente em mãos.

Desse modo, evita-se outro problema: o risco de as lideranças estarem diante de versões distintas do mesmo documento. Quando o setor de compras consegue estabelecer uma comunicação clara e objetiva com as demais áreas, reduz erros e aumenta a produtividade de todos.

Viu como essas 4 vantagens da assinatura online são essenciais para uma operação em sintonia no setor de compras e para os demais da organização?

Aproveite para continuar adquirindo conhecimento e leia o nosso artigo Gestão de compras: 5 dicas indispensáveis para reduzir custos e otimizar processos!