Gestão de compras: 5 dicas indispensáveis para reduzir custos e otimizar processos

Para manter a sua empresa em pleno funcionamento você precisa arcar com diferentes custos ao longo do mês. Gastos que vão desde o pagamento de impostos até a quitação do boleto da conta da energia. É por isso que para manter o equilíbrio, setores como o de Gestão de Compras precisam encontrar formas de diminuir seus gastos e otimizar os processos gradativamente. 

Ainda que por muito tempo não tenha sido vista dessa forma, a Gestão de compras tem um papel fundamental no equilíbrio de uma empresa. Como responsável por grande parte dos investimentos, o setor deve garantir um custo-benefício que seja, de fato, satisfatório para o empreendimento. 

Mas, sabemos que se trata de algo desafiador. Afinal, redução de custos e otimização de processos muitas vezes são encarados como opostos – uma verdadeira dicotomia. Porém, no artigo de hoje, mostraremos como você pode alcançar esse equilíbrio. 

Confira as nossas 5 dicas. 

Boa leitura! 

1. Selecione fornecedores capacitados e alinhados com a sua cultura 

Um aperfeiçoamento de processos deve começar pelo básico, mexendo em fatores que impactam diretamente nos resultados. E, no setor de compras, um desses pontos é justamente os fornecedores de produtos ou matéria-prima. 

Todavia, mexer nos fornecedores é o grande “calcanhar de Aquiles” de muitos gestores, pois eles precisam encarar justamente o embate “custos x otimização de processos” logo de cara. Mas, isso só acontece com aqueles que focam no preço dos contratos e acabam preterindo a qualidade do serviço. 

Um grande erro, pois em médio prazo um serviço mal desenvolvido acaba trazendo prejuízos que impacta em toda parte financeira da empresa. 

É preciso achar o equilíbrio: contratos que caibam no orçamento, mas com níveis de qualidade alinhados com o padrão da sua empresa. Para não errar, considere fornecedores:  

• com know how para oferecer soluções técnicas nos processos diários; 
• capazes de suprir as necessidades da sua empresa; 
• com credibilidade e bom histórico no mercado; 
• adequados ao fluxo financeiro do seu negócio; 
• com produtos de qualidade. 

2. Acerte o “timing” para a realização das compras 

Outro grande desafio da gestão de compras e que influencia nos custos financeiros é acertar no “timing” para a aquisição dos produtos. A dificuldade está em realizar a compra de maneira coletiva, pois cada mercadoria pode ter o seu momento de disponibilidade junto ao fornecedor. 

Como você deve bem saber, quanto maior o volume do pedido mais fácil fica a negociação de valores. Quando você consegue acertar no timing de diferentes produtos, as chances de uma negociação menos custosa são muito maiores. 

A melhor dica para obter sucesso nesse objetivo é começar o alinhamento já na contratação do fornecedor. Aproveite que você está fazendo uma restruturação nas parcerias e já defina as melhores datas para a realização de grandes pedidos. 

Avalie qual é a melhor data de compra para ambos e já “acerte os ponteiros”. Porém, é importante deixar uma margem de tempo para eventuais emergências. Além disso, considere firmar um calendário próprio para épocas sazonais ou datas especiais como Natal, Black Friday etc. 

3. Dimensione corretamente o montante quantitativo dos produtos 

Tão importante quanto acertar no “timing” de compras é acertar na quantidade dos produtos adquiridos. Afinal, é a partir desse montante que a sua empresa fará o fluxo financeiro se movimentar. 

Basicamente, se a quantidade adquirida for maior que o necessário, certamente você terá problemas com vencimentos e avarias. Se for menor, as dificuldades aparecerão em forma de ruptura e até em perda de clientes. 

Além disso, se você trabalha com a montagem de produtos ou kits próprios, um estoque aquém do esperado pode travar as produções da sua empresa. De um jeito ou de outro, a parte financeira acabará sofrendo. 

Para garantir um controle de custos e otimização produtiva neste ponto, é importante implantar um controle de giro de estoque, ou seja, acompanhar exatamente o tempo em que determinado item demora a sair do estoque. 

Com esse tipo de gerenciamento você consegue definir quais são os produtos de alto e de baixo giro, facilitando o seu trabalho na hora de realizar os pedidos. Com os itens de alto giro sendo repostos adequadamente, você diminuirá a taxa de rupturas e garantirá o fluxo financeiro ideal para a empresa. 

4. Faça um benchmarking para a Gestão de Compras 

Se uma ideia dá certo em outra empresa, por que não a utilizar como inspiração no seu negócio? Essa é a base do benchmarking, uma estratégia adotada constantemente por grandes líderes de mercado para manter seus processos sempre em alto padrão. 

A parte mais interessante é que se trata de uma estratégia aplicável em qualquer setor, sendo, portanto, uma ótima alternativa para o seu departamento de compras. É possível descobrir novas ideias ou mesmo reforçar conceitos já utilizados através do benchmarking. 

Mas, para que a iniciativa funcione como esperado, é necessário definir parâmetros antes do estudo de fato, por exemplo:  

• Segmento das empresas; 
• Cultura de trabalho; 
• Tamanho. 

Claro que você não precisa se restringir ao seu setor de atuação, pois grandes ideias podem surgir em qualquer área. Mas, é importante ter em mente que cada segmento tem suas particularidades, por isso os parâmetros limites se tornam essenciais para um bench de sucesso. 

5. Adote a tecnologia na gestão de compras 

Em pleno 2021, convenhamos, não há como pensar em aperfeiçoamento da Gestão de compras sem a participação da tecnologia. Sem soluções que eliminem falhas humanas e facilitem a execução de processos é impossível otimizar. 

O melhor é que na Gestão de compras você tem à disposição uma gama de ferramentas tecnológicas para impulsionar a produtividade da sua equipe, por exemplo:  

• Sistemas de gestão para compartilhamento de dados e integração com fornecedores; 
• Plataformas de assinatura online para agilizar o fechamento de contratos; 
• Aplicativos para gestão de tempo; 
• Ferramentas de comunicação. 

Basicamente, com as soluções certas, você pode automatizar grande parte dos processos do setor, manter controle integral e real sobre a rotina e dinamizar a operação de uma forma que não poderia ser feita manualmente. 

Enfim, redução de custos e otimização de processos não precisam ser objetivos opostos dentro da sua Gestão de compras. Com mudanças práticas e adoção de algumas ferramentas tecnológicas você é capaz de impulsionar a produtividade do seu setor e transformá-lo em peça-chave para o sucesso financeiro da sua empresa.   

Agora que você já sabe como otimizar a sua Gestão de Compras, que tal conferir algumas dicas para aumentar a produtividade da sua equipe com processos digitais?