Indicadores de gestão para a área de compras: quais os essenciais?

O que não pode ser medido, não pode ser melhorado. Isso é um fato. Um conceito que também pode ser entendido como “por trás de todo KPI, sempre há melhorias”. Sim, os indicadores de gestão são a chave para o aperfeiçoamento de qualquer setor, com o de compras não é diferente.

Entre outras coisas, essas ferramentas ajudam você a avaliar se a sua empresa está alcançando os resultados desejados. O grande diferencial dos indicadores de gestão é que eles apontam a análise de maneira prévia, dando tempo para uma alteração no curso caso necessário.

O setor de compras, por exemplo, com a participação dos indicadores, consegue monitorar a efetividade das equipes em termos de negociação, aquisição dos produtos, produtividade, entre outros. Um trabalho de gerenciamento que faz toda a diferença para os lucros da empresa e para a satisfação do cliente.

Mas, quais são os melhores indicadores de gestão para você utilizar no seu setor de compras? Para facilitar o seu trabalho, separamos alguns ótimos indicadores de gestão para você considerar na sua análise.

Boa leitura!

Indicadores de gestão: Lead Time

O Lead Time é um dos indicadores mais comuns dentro da gestão de compras, e também um dos mais importantes. Ele é responsável por mensurar o tempo de duração entre o momento da requisição de matéria-prima até o atendimento da demanda.

Em outras palavras, ele mede todo o período em que a sua equipe de compras busca por matéria-prima, pesquisa, negocia com fornecedores e faz a cotação de preço. É trabalho do Lead Time analisar o quanto cada equipe está sendo efetiva nesse sentido.

A ideia aqui é analisar todas as etapas, internas e externas, que a empresa teve que passar até que a operação fosse cumprida. Com essas informações em mãos, cabe ao gestor trabalhar para diminuir o espaço de fechamento das negociações. Quanto maior o lead time, mais necessidade de um alinhamento para agilizar o processo.

Indicadores de gestão: Taxa de devolução

Dentro do setor de compras, o indicador chamado de “Taxa de devolução” diz respeito à quantidade de itens que são devolvidos para fornecedores, pois vieram com defeito ou fora da especificidade previamente combinada entre as partes.

Em geral, é uma ótima métrica para avaliar dois pontos: a eficiência dos fornecedores e o nível de negociação da equipe de compras. Em relação aos fornecedores, a eficiência está ligada diretamente à qualidade do produto entregue. Quanto menor a taxa de devolução, mais qualificado é o item, bem como o fornecedor.

Já para a equipe do setor, a métrica consegue apontar a ineficiência em relação à contratação dos fornecedores ou na negociação dos produtos. Se há muitas devoluções de itens, isso pode apontar uma falha do setor na hora de escolher os seus parceiros.

Indicadores de gestão: Nível de entrega

Já o “Nível de entrega” é o indicador que avalia exclusivamente o trabalho dos fornecedores. Diferentemente do mensurador anterior, aqui não é analisado apenas a qualidade dos produtos, mas sim todo o processo de entrega por parte dos parceiros.

Em outras palavras, você mede o desempenho da logística em geral do seu fornecedor, sendo possível analisar a logística da sua empresa também com o mesmo indicador. Dessa forma, são avaliados fatores como:

• Facilidade de Negociação;
• Cumprimento de prazos;
• Atendimento na entrega
• Qualidade dos itens;
• Preços.

A partir daí é tirado uma média no nível de entrega. Neste caso, se a média for alta, significa que o fornecedor em questão está fazendo um ótimo trabalho. Do contrário, cabe avaliar os pontos fracos a fim de buscar o crescimento ou realizar a troca do parceiro.

Indicadores de gestão: Evolução do preço

Também chamada por muitos profissionais da área de compras como o “indicador da segurança”, a métrica “Evolução do preço” faz o comparativo entre os valores praticados em algum período passado com os atuais.

O objetivo aqui é medir e avaliar o nível das oscilações do preço dentro desse tempo. Entre outras coisas, essa medição é importante para a empresa verificar quais são os períodos de sazonalidade de determinados produtos.

Por essa razão ele também é chamado de “indicador da segurança”, pois a partir dele você pode se preparar para não ficar sem um produto importante durante a alta de valores, negociando antecipadamente o preço ou comprando em quantidade maior.

Indicadores de gestão: Produtividade

Se alguns indicadores de gestão são exclusivos para os fornecedores, também há aqueles que avaliam diretamente a sua equipe do setor. A métrica “Produtividade” é uma delas, medindo a efetividade dos profissionais em relação aos principais processos do setor.

A parte interessante é que se trata de uma métrica ampla, pois consegue avaliar diferentes ações das equipes, desde os números de requisições e transações completadas até a diminuição de gastos em uma determinada atividade.

Por exemplo, peguemos uma ação extremamente burocrática, mas muito importante dentro de qualquer setor de Compras: a assinatura de documentos e contratos. A métrica da “Produtividade” pode apontar que a sua equipe seja pouco sendo efetiva nesta tarefa – que já há condições de ser otimizada atualmente.

Se há baixa produtividade, você deve buscar formas de aperfeiçoá-la, contando com uma plataforma de assinatura digital, por exemplo. A partir disso, a equipe consegue realizar a etapa sem se deslocar ou perder tanto tempo.

O mesmo vale para qualquer outra atividade dentro do setor. Se a métrica apontar baixa produtividade, você deve encontrar formas de melhorar o processo em questão.

Saiba mais: Processos digitais: como reduzir custos e aumentar produtividade.

Indicadores de gestão: Satisfação do cliente

A métrica de “satisfação do cliente” é universal, ela avalia o quanto os produtos e serviços oferecidos por sua empresa estão impactando positivamente o seu público. Porém, para o setor de compras ela tem um peso maior, tendo em visto se tratar da área diretamente responsável pela aquisição dos itens oferecidos.

O indicador não pode faltar no planejamento do departamento, devendo ser trabalhada a partir de pesquisas diretas com clientes sobre fatores como:

• Atendimento do setor;
• Qualidade dos itens;
• Dificuldades;
• Satisfação.

O feedback precisa ser colhido e analisado pelo gestor da área, fazendo intervenções, mudanças e implementações quando necessário. O objetivo é que a métrica de satisfação se mantenha sempre em um patamar interessante para a empresa em geral.

Enfim, esses foram alguns dos principais indicadores de gestão para você trabalhar no seu setor de Compras. É claro que ainda existem outros, como o Saving ou Custo de Suprimentos, mas a escolha deve se basear na realidade da sua empresa.

De qualquer forma, o mais importante é você utilizar os indicadores como suporte para mudanças importantes e não apenas como informações aleatórias.

Além dos KPIs, existem outras formas de otimizar a gestão do departamento de compras, como a gestão eficiente de documentos. Que tal saber mais sobre isso? Confira o artigo Gestão de documentos: o que é e como fazer?