Integratto Tecnologia ganha em otimização de processos com Assine.Online

Nos últimos anos, o mundo corporativo está sendo fortemente impactado por iniciativas de transformação digital. De fato, as empresas têm encontrado na tecnologia uma forma eficiente de aumentar a produtividade e reduzir custos, por meio da automação e otimização de processos.

A implementação da assinatura eletrônica é uma dessas iniciativas digitais que têm ajudado as empresas nesse sentido. Aliás, essa é uma tendência de mercado que ganhou ainda mais força após o surgimento da covid-19.

Segundo levantamento do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), somente em junho de 2020, foram emitidos mais de 516 mil novos certificados digitais, que são utilizados ​​para assinar eletronicamente. Isso representa um aumento de 25,1% comparado ao ano anterior.

A Integratto Tecnologia é um exemplo de empresa que implementou a Assinatura Eletrônica, em parceria com a Assine.Online, após o início da pandemia. A seguir, você irá descobrir como estratégia possibilitou a otimização de processos e a redução de custos. Confira!

Sobre a Integratto Tecnologia

A Integratto Tecnologia é uma consultoria em TI com 10 anos de mercado. Sua operação está baseada no oferecimento de soluções em continuidade de negócios, cloud e infraestrutura, segurança da informação, conformidade e gestão de riscos e força de trabalho remota.

Na operação da Integratto, a assinatura de documentos, como contratos com os clientes e procedimentos internos de aprovação de projetos, sempre foi uma etapa crucial.

No entanto, esse processo encontrava certos desafios, que foram acentuados com a pandemia.

Como era o processo de assinatura na Integratto antes da contratação da Assine.Online?

Segundo Victória Mesquita, Analista Administrativo que trabalha na Integratto há quase 7 anos, antes da contratação da Assine.Online, o fluxo de assinatura seguia as seguintes etapas:

• Primeiro, o documento era preparado digitalmente;
• Em seguida, o documento era impresso e seguia para a assinatura dos responsáveis;
• Depois de assinado, o documento era escaneado e tanto a versão física quanto a digital eram arquivados em pastas específicas.

Quais os problemas enfrentados nesse processo?

Apesar de ser um fluxo de trabalho relativamente simples, Victória Mesquita relata alguns problemas.

O primeiro deles é o tempo. Segundo ela, o tempo para assinatura e arquivamento de um contrato poderia demorar de 3 a 7 dias.

Durante a pandemia, com diversas pessoas trabalhando em regimes remoto ou híbrido, o fluxo de assinatura de contratos da Integratto tornou-se ainda mais demorado e complexo.

Os custos do processo anterior também é um fator que chama atenção. Além de gastos com impressão, era preciso contratar serviços de motoboy para levar os contratos até às empresas, as vezes em mais de uma localidade, e também para retornar o documento assinado à Integratto.

Finalmente, pode-se considerar também o tempo gasto por profissionais para digitalizar e arquivar os documentos.

Por que a Integratto Tecnologia implementou a estratégia de assinatura eletrônica?

Segundo Victória Mesquita, a empresa já havia mapeado a necessidade de trabalhar com algum sistema de assinatura digital há algum tempo, porém o projeto estava parado.

Com a pandemia e a necessidade de imprimir maior agilidade aos processos e se adequar ao trabalho remoto, o projeto foi retomado e acelerado. Victória Mesquita revela que…

Como a adoção do Assine.Online ajudou na otimização de processos e redução de custos?

Victória Mesquita revela que o primeiro grande impacto foi no tempo de assinatura de contratos. Segundo ela,

agora os contratos podem ser assinados e guardados em apenas um dia, caso os envolvidos possam assinar no mesmo momento em que são notificados.

Ainda segundo ela, a solução passou a ser utilizada por diversos setores da empresa, também em fluxos de trabalho internos.

A área administrativa, jurídica, gerência de projeto e vendas utilizam o Assine.Online em processos como assinatura de contratos de prestação de serviços com clientes, termos de entrega de projetos, entre outros documentos. Além disso, a ferramenta também é utilizada para assinatura de termos e declarações internas envolvendo os colaboradores.

O Assine.Online também permitiu outra otimização de processos na Integratto Tecnologia, ao eliminar a necessidade de impressão e digitalização dos documentos físicos.

Agora, os documentos são redigidos, assinados e armazenados digitalmente, com maior agilidade e segurança.

Isso possibilitou não só a otimização de processos, mas também a eliminação de custos com impressão e serviços de motoboy.

Por que a Integratto Tecnologia escolheu a Assine.Online?

Hoje, estão disponíveis no mercado diversas soluções de assinatura eletrônica. Victória Mesquita revela por que, dentre tantas opções, a Integratto optou pela Assine.Online:

A plataforma é bem intuitiva e o atendimento oferecido é excelente. Tivemos ganho de produtividade, por diminuir etapas de nosso fluxo, deixando tempo para outras atividades. Também passamos a usar menos papel. Ou seja, o Assine.Online nos proporcionou otimização de processos, economia financeira e sustentabilidade.

Sobre o Assine.Online

O Assine.Online é uma plataforma de gestão de documentos e assinatura eletrônica e digital que ajuda as empresas na otimização de processos internos e externos e também na redução de custos.

Essa solução oferece validade jurídica na assinatura de documentos digitais e permite que as empresas sejam mais ágeis e flexíveis.

Por ser uma plataforma online, essa solução permite que os documentos eletrônicos sejam acessados e assinados a partir de qualquer lugar com acesso à internet. Assim, você pode agregar mobilidade e comodidade aos seus processos, melhorar a experiência do cliente, eliminar gastos com transporte, insumos, etc.

Agora você já sabe mais sobre o Assine.Online e como essa solução ajudou a Integratto Tecnologia na otimização de processos externos e internos e também na redução de custos.

Que tal seguir esse exemplo e obter esses benefícios para a sua empresa? Basta preencher este formulário que entraremos em contato com você!