Gestão de documentos digitais: veja como a sua IES deve fazer!

Desde que a Portaria 315, o Ministério da Educação (MEC) determinou a digitalização de documentos das IES, todas as Instituições de Ensino Superior passaram a ter que digitalizar o seu acervo para garantir a integridade e autenticidade dos conteúdos acadêmicos.

Além de modernizar todas as IES, proporcionar mais comodidade aos alunos e aumentar a capacidade produtiva dos colaboradores, outro objetivo da normativa é otimizar a gestão de documentos dentro das Instituições de Graduação e Pós-Graduação.

O problema é que, por se tratar de uma metodologia “nova” para organizar arquivos, muitas IES ainda ficam em dúvida sobre como fazer a gestão de documentos digitais corretamente.

Para ajudar nesta questão, preparamos o post de hoje esclarecendo o que é gestão de documentos, como a sua Instituição de Ensino Superior pode utilizar documentos digitais e quais são as vantagens do uso desses arquivos. 

Esperamos que goste. Boa leitura! 

Antes de mais nada, o que trata a portaria 315 do MEC?

A Portaria 315, de 4 de abril de 2018, é uma atualização da Portaria Nº 22. Essa normativa tem como finalidade garantir que todas as Instituições de Graduação e Pós-Graduação tenham um acervo acadêmico digital e também modernizar as IES para aumentar a segurança da informação e reduzir fraudes.

As Instituições de Ensino Superior que não se adequarem à normativa até o prazo estipulado (48 meses após a publicação da Portaria 332), ficarão sujeitas a sofrer penalidades previstas no Decreto Nº 9.235, de 2017. 

Para se adequar à normativa e garantir legalidade dentro da instituição, as IES precisam converter todos os seus documentos físicos em formato digital, e adotar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para fazer a gestão desse acervo.

Obs: A Portaria 315 trata especificamente dos arquivos físicos que serão digitalizados. Entretanto, neste texto, vamos direcionar o nosso foco na gestão dos arquivos que “nascem” digitais e “morrem” no meio tecnológico. 

O que é gestão de documentos digitais?

A gestão de documentos digitais é um conjunto de ações que busca facilitar o controle e a organização dos arquivos em meios tecnológicos. Envolve uma série de processos, que começam na classificação dos arquivos e seguem até a sua armazenagem.

Fazer a gestão de documentos digitais é tão importante quanto o gerenciamento de um acervo físico. Isso porque essa prática ajuda a IES a agilizar a tomada de decisão, elevar a produtividade dos colaboradores e reduzir o tempo na busca por dados.

Como a sua IES pode utilizar documentos digitais

Agora que você já sabe o que trata a Portaria 315 e o que é gestão de documentos digitais, deve estar se perguntando: “Como, exatamente, a minha Instituição de Ensino Superior pode utilizar esses documentos?”  

Pois bem, para conseguirmos explicar isso corretamente, teremos de fazer uma breve explicação sobre a Secretaria Digital. 

A Secretaria Digital é uma plataforma on-line que permite gerenciar todo o acervo acadêmico. Foi criada para integrar os setores e centralizar as informações das IES (Instituições de Ensino Superior), a fim de facilitar o acesso, edição, upload e download de arquivos.

Assim sendo, como a secretaria acadêmica digital tornou-se uma obrigatoriedade, a partir da publicação da Portaria 315 e 330, as Instituições de Graduação e Pós-Graduação podem utilizar os documentos digitais da seguinte forma: para montar planejamentos de aula, realizar chamadas, fazer solicitações internas e controlar folhas de ponto. 

Não só isso, podem ser utilizados pela secretaria das IES para transmitir o histórico escolar para os alunos, emitir diplomas digitais e até mesmo fazer declarações. Ou seja, todo o trabalho das Instituições pode ser otimizado com a utilização desses documentos.  

Vantagens do uso de documentos digitais

Mas não é apenas para otimizar o dia a dia dentro das Instituições de Ensino Superior que o uso de documentos digitais é indicado. Veja, agora, outras 3 vantagens de utilizar esses arquivos. 

1- Maior praticidade na busca de dados

Já pensou conseguir localizar qualquer arquivo de um aluno específico, apenas digitando o nome dele no campo “digite aqui para pesquisar”? 

Então, uma das principais vantagens de usar documentos em formato digital é que a sua Instituição de Graduação e Pós-Graduação não precisa mais perder horas procurando arquivos. 

Dentro do computador da própria universidade, em um sistema de gestão de documentos como o Assine.Online ou até mesmo na plataforma da Secretaria Digital, você pode acessar qualquer informação instantaneamente.  

2- Mais organização e economia de espaço

Como os documentos digitais são arquivados digitalmente, a sua Instituição não precisa mais depender de armários, salas e depósitos para armazenar os arquivos. Isso porque todos os dados relacionados à IES, aos alunos e os certificados podem ser organizados e até classificados em ordem alfabética dentro de um meio tecnológico.

Já pensou na economia de espaço que isso pode trazer para a sua Instituição?  

3- Backup e segurança redobrada

Geralmente, os meios tecnológicos fazem o backup automático das informações. Sendo assim, a sua Instituição de Ensino Superior pode ficar mais tranquila quanto a segurança de dados porque são feitas cópias de arquivos, pastas e até mesmo discos inteiros para sistemas secundários de armazenamento.

Alguma vez a sua Instituição já perdeu arquivos por consequência de vazamentos de água, mofos, extravios ou incêndios? Então, pense que essa preocupação não precisa mais existir com os documentos digitais. 

Vale lembrar que todos os documentos digitais podem ser assinados eletronicamente. Os documentos internos (para a equipe e instituição) por meio da assinatura simples, enquanto que os externos (para os alunos) através da assinatura qualificada.

Gostou do tema? Se você precisa adequar a sua Instituição de Ensino Superior às determinações do MEC, mas ainda não sabe como fazer isso, veja o nosso post sobre Secretaria Digital e descubra como assinaturas eletrônicas podem ajudar.