Processos digitais: como reduzir custos e aumentar produtividade

Embora envolva desafios, os processos digitais são o futuro das organizações. Por isso, uma boa prática é reconhecer sua importância e saber como catalisar a digitalização, reduzindo riscos e maximizando a produtividade no trabalho.

Você sente que a sua empresa está atrasada e sendo ultrapassada pela concorrência? Esse pode ser um sinal que está na hora de investir em tecnologias e processos digitais.   

A melhor solução é aliar tecnologia, gestão do tempo e produtividade para ser competitivo e otimizar resultados, podendo utilizá-las da melhor maneira possível para extrair o melhor de cada colaborador da empresa. Neste artigo, vamos mostrar como os processos digitais ajudam a empresa a economizar, reduzir erros e aumentar a produtividade no trabalho.

Como agilizar o fluxo de trabalho e melhorar a produtividade

Atualmente, para agilizar o fluxo de trabalho e melhorar a produtividade no trabalho é preciso adotar ações e tecnologias para otimizar o funcionamento empresarial e tornar o negócio mais competitivo. 

Trata-se de estabelecer metas, planejar, criar estratégias, definir procedimentos, adotar ferramentas tecnológicas, assim como criar mecanismos de supervisão e controle. 

Acabe com os documentos em papel

Ao otimizar seu negócio, o primeiro passo é acabar com a burocracia e eliminar o papel dos processos diários. A solução é operar com documentos e assinaturas eletrônicas ou digitais, como os contratos eletrônicos, pois isso torna as atividades do negócio bem mais dinâmicas, organizadas e ágeis.

A assinatura eletrônica de documentos, além de diminuir custos com impressão, armazenamento e envio para os assinantes, reduz o tempo de tramitação de contratos, fazendo com que as negociações sejam fechadas de forma mais rápida. 

O uso da assinatura eletrônica mantém as transações mais seguras e livres de fraudes, pois oferece confiabilidade ao processo de autenticação da identidade das partes.

Automação das atividades melhora o desempenho

Hoje, a informatização do trabalho é uma vantagem para a empresa que quer ser ágil e melhorar seu desempenho. Trata-se de uma vantagem competitiva também. Por isso, é crucial automatizar o mais rápido possível as tarefas executadas na sua rotina organizacional. Com isso, os colaboradores conseguem adotar uma melhor gestão do tempo e ficam mais livres para fechar negócios.

Implementando tecnologias que tornem suas operações mais ágeis, elas podem disponibilizar canais de atendimento automáticos como chatbots, armazenar arquivos em nuvem, operar com soluções de assinatura eletrônica e usar plataformas de armazenamento e gerenciamento de documentos.

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos digitais nas empresas é um instrumento de gerenciamento e comunicação. Sua finalidade é entender de forma objetiva e prática suas operações. Ou seja, o mapeamento é a identificação e representação das tarefas de um processo e seu fluxo.

Portanto, mapear todos os processos na companhia é uma estratégia que possibilita o aprimoramento dos processos produtivos, administrativos, financeiros e comerciais da organização.

Deve ser um processo contínuo para a empresa controlar a eficiência de suas atividades. Desta forma ela não só identifica os gargalos que tendem a surgir na cadeia produtiva, como pode implantar melhorias para garantir mais competitividade no seu segmento.

O que é gestão por processos

A gestão de processos maximiza os resultados de um negócio pois integra todos os setores, atividades e colaboradores.

As organizações que adotam este tipo de gerenciamento alcançam mais rapidamente seus objetivos, de forma assertiva, com menos custos e em tempo mais reduzido.

A razão para isso é que os processos podem ser mais equilibrados, integrando as diversas atividades nos diferentes setores da empresa para que caminhem juntas.

Monitorar o desempenho

Para melhorar sua produtividade, as empresas devem monitorar seus resultados, já que isso vai contribuir para ela tomar decisões para aprimoramento das atividades. Torna-se então essencial o uso de instrumentos e técnicas de medição confiáveis para que se tenha dados condizentes com a realidade da companhia.

A empresa deve combinar ferramentas para acompanhar e avaliar periodicamente o seu desempenho em termos produtivos, comerciais e econômicos. É importante investir em ferramentas que conseguem medir parâmetros diversos, como as métricas de vendas, os índices de produtividade dos funcionários e os indicadores de satisfação dos clientes.

Processos manuais ou Processos digitais? 

O mercado está mudando rapidamente e as empresas precisam investir em tecnologia para acompanhar todas as mudanças. É importante modernizar processos e serviços para minimizar erros e ser mais ágil, pois isso influencia nos resultados dos negócios. 

Quando a empresa ainda trabalha com processos manuais, por exemplo, há sempre chances de perder informações no manuseio dos documentos. Isso pode atrapalhar as tomadas de decisões, diminuir a produtividade no trabalho e levar a prejuízos no negócio.

Para agilizar o fluxo de trabalho e aumentar os índices de produtividade, a solução é acabar com os processos manuais na rotina empresarial. Com isso, é possível aumentar a eficiência operacional, que é a base do funcionamento das empresas que obtêm maiores lucros, enquanto reduzem custos.

A chave para o sucesso da transformação digital nos negócios é a inovação tecnológica, seja em qual ramo for. Por isso, em uma empresa em transformação digital que utiliza os processos digitais os dados ficam protegidos na nuvem e em sistemas seguros.

Benefícios advindos dos processos digitais  

Os processos digitais auxiliam as empresas a serem mais ágeis e aumenta a qualidade das entregas realizadas. Com a digitalização, a organização obtém: 

• Crescimento do alcance do seu público-alvo;
• Redução de erros que podem levar a multas fiscais ou ações judiciais;
• Aprimoramento de seus processos logísticos;
• Velocidade no fechamento de negócios;
• Melhor conhecimento sobre as necessidades do cliente, entre muitos outros benefícios.

Vantagens da adoção de serviços digitais na empresa

Quando se eliminam os processos manuais na empresa e se adotam os processos digitais, ou seja, tecnologias para agilizar o fluxo de trabalho e melhorar os resultados da empresa, são muitos os benefícios. Veja os principais benefícios trazidos pelos processos digitais na organização:

• Gestão e armazenamento dos documentos na nuvem;
• Utilização da inteligência artificial que consegue substituir o trabalho manual, além de dar suporte ao departamento de segurança contra violações e fraudes;
• Maior segurança nos processos de negociação com o uso da assinatura eletrônica;
• Maior integração entre as áreas do negócio e as equipes de trabalho;
• Otimização dos procedimentos envolvidos no ciclo de vida dos contratos;
• Redução da burocracia típica nos procedimentos administrativos;
• Elevação da produtividade no trabalho dos colaboradores nos diferentes setores;

E sua empresa? Já está adotando os processos digitais para aumentar seus resultados? Confira este artigo sobre Gestão de Documentos, que pode tirar dúvidas sobre o uso de documentos digitais.