O que é Secretaria Digital e como se adequar às portarias do MEC

Há algumas décadas, a tecnologia faz parte do cotidiano de pessoas e empresas para solucionar problemas tradicionais. 

A necessidade de transformação digital fez com que pequenas e grandes organizações adotassem métodos mais modernos para atender o cliente e gerenciar os negócios. Enquanto que as pessoas começaram a fazer uso de dispositivos mobile para realizar trabalhos e facilitar a comunicação. 

Mas a necessidade de mudança não transformou apenas o dia a dia das empresas e pessoas. Nos últimos quatro anos, as instituições de ensino superior também precisaram recorrer à tecnologia para tornar os processos digitais e modernizar o setor. E, com isso, otimizar a gestão de documentos e garantir a integridade e autenticidade dos conteúdos acadêmicos.

Já ouviu falar sobre a Secretaria Digital e quais são as determinações que o Ministro da Educação (MEC) definiu para que as instituições de ensino superior continuem atuando dentro da lei?

Veja, neste post, o que é Secretaria Digital, como se adequar às determinações do MEC e como usar a assinatura eletrônica e o certificado digital para otimizar a gestão de documentos.

Boa leitura! 

O que é Secretaria Digital?

A Secretaria Digital é uma plataforma on-line que permite gerenciar todo o acervo acadêmico. Foi criada para centralizar as informações e integrar os setores da IES (Instituições de Ensino Superior), a fim de facilitar o acesso, edição, upload e download de arquivos.

O principal objetivo do sistema é modernizar todas as instituições de ensino de graduação e pós-graduação. Mas a Secretaria Digital possui também outras finalidades como:

• Eliminar o uso de papel;
• Automatizar processos;
• Garantir eficiência operacional;
• Reduzir fraudes de certificados;
• Evitar o cancelamento de diplomas;
• Trazer mais praticidade no mundo acadêmico;
• Diminuir perdas e extravio de arquivos;
• Reduzir custos com impressão e armazenamento;
• Otimizar tempo de acesso;
• Garantir a padronização.

Desde que o Ministério da Educação definiu que todo o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior deve passar pela digitalização — a partir da publicação da portaria 315 e 330 em abril de 2018 —, a secretaria acadêmica digital tornou-se uma obrigatoriedade. 

Todas as Instituições de Ensino Superior que querem continuar atuando precisam se adequar às determinações do MEC para ficar em conformidade com as novas leis. Não só isso, precisam adotar o sistema para proporcionar comodidade aos alunos e aumentar a capacidade produtiva dos seus colaboradores.

Determinações do MEC: como se adequar?

O prazo para adequar a Instituição de Ensino Superior às determinações do MEC era de 24 meses a partir da publicação da Portaria 315 e 330. Contudo, esse prazo foi estendido para 48 meses assim que publicada a Portaria 332, em março de 2020.

Segundo Art.16 da Portaria 315, nos casos de identificação de irregularidades, descumprimento das providências ou deficiências passíveis de saneamento, a Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior (SERES) poderá instaurar procedimento saneador. 

A IES terá um prazo de 15 dias para se adequar às determinações, e no caso de não cumprimento será instaurado a aplicação de penalidades previstas no Decreto Nº 9.235, de 2017. 

Assim sendo, o dirigente da IES e o seu representante legal terão a responsabilidade legal de converter documentos físicos utilizando um scanner, em documentos digitais no formato PDF/A. E precisam fazer isso o quanto antes para ficar dentro da lei e garantir a integridade, autenticidade, organização, preservação e acesso aos documentos. Também para certificar a segurança da informação.

O processo para se adequar às determinações não é mistério. Após fazer a digitalização de todo o acervo acadêmico, as instituições de ensino superior precisam apenas adotar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que atenda aos seguintes requisitos:

1. Possibilitar a classificação de todo e qualquer documento do arquivo (PCD – Plano de Classificação Documental);
2. Permitir a definição de prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos (TTD – Tabela de Temporalidade e Destinação);
3. Facilitar o controle, entendimento e a utilidade das informações (Metadados ou indexadores);
4. Autorizar a integração com outros sistemas legados da IES;
5. Permitir a assinatura eletrônica de documentos nos padrões do ICP Brasil.

Secretaria Digital: como usar a assinatura eletrônica e o certificado digital

A assinatura eletrônica é um mecanismo moderno para assinar documentos digitalmente. Por meio desse método os signatários não precisam mais se preocupar em assinar documentos físicos porque é possível recorrer a mecanismos eletrônicos como um certificado digital para formalizar operações. 

Dentro das instituições de ensino superior, o certificado digital pode ser usado para eliminar a burocracia na emissão, no manuseio e na gestão de documentos. Também pode ser usado para assinar eletronicamente matrículas, rematrículas, termos, declarações e diplomas. 

Hoje, transportar o acervo acadêmico físico para o meio digital não é apenas uma exigência. É uma necessidade. Não só porque a ação ajuda a otimizar a gestão de arquivos, mas porque deixa a Instituição de Ensino Superior dentro da legalidade, mais competitiva e bem preparada para atender o aluno. 

É claro que o processo de transição do acervo físico para o digital pode assustar no começo, afinal tudo é novo. Mas existem soluções que podem ajudar a sua  Instituição de Ensino a superar os obstáculos, sabia? Contar com uma plataforma de assinaturas eletrônicas será essencial para manter os processos digitais.

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