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E-book: Como escolher uma plataforma de assinaturas eletrônicas?
Sobre este E-book
Neste e-book você irá aprender como deve ser uma plataforma de assinaturas eletrônicas voltada ao setor imobiliário e como escolher a melhor para o seu negócio.
Veremos como funciona cada tipo de assinatura, qual mais se encaixa em cada modelo de negócio, características e detalhes sobre a legislação que rege cada uma e o porquê optar por esse modelo de assinatura traz mais vantagens em comparação ao tradicional reconhecimento em cartório, proporcionando a possibilidade de vender mais.
- Última Revisão: 12/04/2021
- Tempo de Leitura: 20 minutos
Sumário
1 • A revolução no fechamento de contratos
2 • Não precisa ter medo, a validade jurídica é assegurada
3 • Muito mais agilidade nos processos, sem depender de cartórios!
5 • Como escolher a melhor plataforma de assinaturas?
6 • Assinatura Qualificada com Certificado Digital em nuvem – Conheça o Bird ID
1 • A revolução no fechamento de contratos
Sabemos como fazer uso do aparato tecnológico já se tornou indispensável para sobreviver em qualquer área no mercado. Em se tratando do setor imobiliário, não poderia ser diferente, já que é um setor que vem passando por transformações em sua estrutura e modo de comunicar para o público.
Um dos procedimentos mais comuns quando existem contratos envolvidos, como no caso da compra e venda de um imóvel, por exemplo, é a necessidade da assinatura das partes em todas as vias do documento, para que este seja de fato válido. No entanto, é um processo que costuma demorar, muitas vezes até dificultando o processo de venda. Isso porque há trâmites entre cartórios, deslocamentos de testemunhas, fiadores e diversos desgastes burocráticos, como costuma-se observar.
Com o intuito de facilitar e agilizar processos, surgem cada vez mais soluções exclusivas para cada nicho, como a assinatura digital e a eletrônica. Essas são novidades que, além de tornar procedimentos morosos e burocráticos muito mais ágeis, facilitam o fechamento da venda de imóveis. Mas, é importante entender as diferenças de cada uma, acompanhe.
1.1. Assinatura eletrônica: Tudo o que você precisa saber
A Assinatura Eletrônica é um dos métodos tecnológicos que substitui a metodologia tradicional realizada manualmente para atestar transações. Feita de forma eletrônica, como o próprio nome diz, é muito simples, ágil e válida juridicamente. Desta forma, esse tipo de assinatura pode ser utilizado nos seguintes documentos:
- Contratos imobiliários de compra e venda;
- Contratos com fornecedores;
- Contratos de planos de saúde e seguros;
- Assinatura de serviços;
- Operações com bancos e instituições financeiras;
- Notificações jurídicas.
Vale lembrar que a Lei 14.063 determinou categorias que dividem as assinaturas eletrônicas em três tipos, são elas: simples, avançada e qualificada.
1.2. Os tipos de Assinatura eletrônica:
1.2.1. Assinatura Eletrônica Simples
Esse é o modelo mais básico de todos os tipos de assinatura eletrônica. Por isso, é indicado para atestar documentos que não exijam informações secretas e negociações que envolvam baixo risco. Para utilizar esse modelo, basta o usuário realizar um cadastro online com seus dados pessoais, não necessitando do uso de um certificado digital.
1.2.2. Assinatura Eletrônica Avançada
Com alto grau de segurança, a Assinatura Eletrônica Avançada possui outras características em comparação com o modelo simples. Para emiti-la, o signatário necessita de um Certificado Digital não reconhecido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), uma tecnologia que funciona como uma espécie de identidade digital, onde as informações são verificadas previamente por meio de chaves criptografadas e dados biométricos.
A assinatura eletrônica avançada pode ser utilizada em declarações de impostos federais e demais processos e transações com o poder público, ou seja, operações que acabam exigindo maior critério quanto à identificação dos assinantes, é também válida judicialmente.
1.2.3. Assinatura Eletrônica Qualificada
Entre todos os modelos citados, a Assinatura Eletrônica Qualificada é, sem dúvida, o tipo mais seguro. Assim como a assinatura eletrônica avançada, este método exige um Certificado Digital para validação, no entanto, este deve ser reconhecido pela ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Este modelo de assinatura foi o primeiro a ser regulamentado pela Medida Provisória 2.200-2/2001. De acordo com o § 2º da Seção III da Lei 14.063, a Assinatura Eletrónica Qualificada tem seu uso obrigatório em qualquer transação com o poder público feita por empresas, como a emissão de notas fiscais eletrônicas realizada por pessoas jurídicas e no caso de registro de bens e imóveis.
2 • Não precisa ter medo, a validade jurídica é assegurada
Um receio das empresas que ainda não optaram pelo uso da Assinatura Eletrônica é sua validade jurídica. No entanto, a Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, chegou justamente para regulamentar as transações feitas de forma eletrônica em todo o país.
Foi a partir desse momento, que surgiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, uma unidade com o objetivo de garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de assinaturas eletrônicas e aplicações que se utilizam de certificados digitais.
Com o intuito de simplificar a assinatura digital em documentos públicos, houve uma alteração na MP 2.200-2/2001 pela Lei 14.063, aprovada em 23 de setembro de 2020, onde é incluída a Lei 9.096, de 19 de setembro de 1955 e a Lei 5.991, de 17 de dezembro de 1973. Assim, a nova Lei valida juridicamente os tipos simples e avançado de assinatura eletrônica. Sendo que a Assinatura Eletrônica Qualificada já estava permitida e regulamentada desde 2001, como mencionado anteriormente.
Dito isto, de acordo o § 1º, Seção II da Lei 14.603, são válidos os três tipos de assinatura eletrônica, estabelecendo o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular. Contudo, de acordo com seus requisitos exclusivos, a Assinatura Eletrônica Qualificada possui maior nível de confiabilidade.
Desta forma, ao adotar o uso destas assinaturas, recomenda-se a inclusão de alguma cláusula no contrato ou documento eletrônico, contendo a disposição que as partes concordam em utilizar este meio, como por exemplo:
“As partes, bem como as testemunhas, admitem como válida a assinatura do presente instrumento contratual em forma eletrônica, utilizando sistema eletrônico com senha pessoal e intransferível capaz de comprovar a sua autoria e a integridade deste documento, na forma do § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.”
3 • Muito mais agilidade nos processos, sem depender de cartórios!
Quem já conheceu de perto o processo de compra e venda de um imóvel sabe o quanto isso pode ser burocrático e, por consequência, demorado e cheio de pormenores. São diversas etapas até a assinatura do contrato de fato e fechamento do negócio. Por isso, é importante que o setor imobiliário esteja atento a formas de facilitar todos os trâmites para o cliente.
Preocupar-se com a experiência do cliente como um todo é uma atitude que pode fazer toda a diferença, inclusive para a própria imobiliária, corretor e/ou construtora, já que acaba sendo, também, um fator diferencial entre a concorrência. Isto é, caso o cliente vislumbre um serviço que torne todo o processo mais ágil e eficiente, certamente irá optar por ele.
Além do fator competitivo, ter como base ferramentas que simplificam os procedimentos da comercialização de imóveis ainda reduz custos e aumenta os ganhos financeiros das empresas, já que há mais tempo hábil para fechar novos negócios.
Como vimos, a Certificação em Nuvem aliada à Assinatura Eletrônica Qualificada são recursos transformadores no meio imobiliário. Em questão de cliques, é possível encontrar e organizar arquivos e documentos diversos, autenticar assinaturas, além de economizar o tempo de locomoção a cartórios.
Uma das principais vantagens é agilizar o envio e conferência de dados das partes envolvidas na assinatura do contrato em todas as páginas. Mesmo que exista, por ventura, a necessidade de corrigir algo, basta editar o documento, sem que precise enviar e aguardar a devolutiva da documentação via correio.
Outro benefício, como já citamos, é a segurança e validade jurídica da assinatura eletrônica, além de toda a otimização de tempo que possibilita as imobiliárias a fechar uma venda em questão de poucos dias. Vale lembrar que no método tradicional, todo o processo de compra e venda de um imóvel costuma levar cerca de 40 dias.
A rapidez no acompanhamento de informações também faz parte da lista de vantagens de optar pela assinatura eletrônica nas transações imobiliárias, pois é possível monitorar em tempo real o andamento das assinaturas, melhorando consideravelmente a produtividade para fechar outros negócios.
Isso significa que, tanto clientes, quanto o setor imobiliário como um todo só tem a ganhar em todo o processo, que se antes era demorado e burocrático, hoje têm a possibilidade de aproveitar de todas as vantagens de uma solução prática e inovadora.
4 • E as testemunhas?
Para conferir autenticidade aos contratos, é comum a exigência de testemunhas nas assinaturas, devendo ser estas civilmente capazes e sem qualquer interesse financeiro. Utilizando uma assinatura digital, esta deve cumprir alguns requisitos para ser considerada válida, como:
- Integridade: garantia de que o documento não foi ou será alterado;
- Autenticidade: identifica quem fez a assinatura;
- Registro de assinatura: quando e de que forma ela foi feita.
No caso de contratos eletrônicos, o STJ (Resp nº 1495920) reconhece que o contrato assinado com certificado digital sem testemunhas é passível de ser executado. No entanto, recomenda-se que além do signatário, as assinaturas eletrônicas das testemunhas também sejam apresentadas no documento.
5 • Como escolher a melhor plataforma de assinaturas?
5.1. Assinatura eletrônica com Certificado Digital em contratos imobiliários
Como já compreendemos, o uso de um Certificado Digital para conferir autenticidade e validade jurídica às assinaturas digitais é uma alternativa excepcional à forma manuscrita e registrada em cartório dos tradicionais contratos imobiliários em papel. Além de garantir praticidade, oferece maior segurança e confiabilidade à assinatura dos signatários.
No que se refere aos Contratos de imóveis, é preciso que as partes envolvidas assinem todas as vias, autentiquem suas assinaturas e, inclusive, rubriquem todas as páginas do contrato, para que este seja considerado válido. Em posse de um certificado digital, é possível assinar digitalmente todas as páginas, com validade legal, de onde quer que você esteja.
5.2. Mas, afinal, como escolher a melhor plataforma de assinaturas? Acompanhe o passo a passo:
Passo 1:
Antes de mais nada, é necessário verificar se a plataforma oferece o tipo de assinatura que você precisa, como a Assinatura Qualificada para Registro de Imóveis.
Passo 2:
Em seguida, é importante checar a quantidade de documentos que necessita do serviço de assinatura eletrônica. Cada plataforma tem planos que incluem uma quantidade específica de documentos, dessa forma, busque uma plataforma que contemple as necessidades do seu negócio.
Passo 3:
Segurança e privacidade. É essencial optar por uma plataforma que resguarda padrões de confiabilidade ao seu negócio, isso significa verificar se a mesma possui recursos modernos de inteligência artificial que cumpram as normas vigentes dos padrões de segurança e proteção de dados, como o uso de certificados digitais.
Passo 4:
Por último, mas não menos importante, é fundamental verificar se a plataforma escolhida garante validade jurídica para os documentos, seguindo os padrões dispostos da MP nº 2.200-2/2001, Art. 10, § 2o e do Projeto de Lei 14.063/2020 que dispõe sobre os tipos de assinatura eletrônica.
6 • Assinatura Qualificada com Certificado Digital em nuvem - Conheça o Bird ID
Como mencionado anteriormente, diversos negócios têm lançado mão de recursos tecnológicos para facilitar os processos e potencializar as vendas. A tecnologia de armazenamento em nuvem já é uma realidade que faz parte do dia a dia do setor imobiliário. São diversos os benefícios, como acessar qualquer documento de forma remota via smartphone e garantir a segurança e privacidade de informações.
Vimos como a assinatura qualificada é uma ferramenta que garante agilidade no fechamento de contratos, procurações e diversas declarações, garantindo a segurança e integridade da documentação, contudo, esta exige que o assinante possua um certificado digital para aplicá-la.
A alternativa inovadora que facilita ainda mais esse tipo de autenticação, é o uso do Certificado Digital em nuvem Bird ID, utilizado pela plataforma Assine.Online. Uma solução que não exige a necessidade de mídias criptográficas, como token, USB ou smartcard, basta instalar o App Bird ID diretamente em seu celular e acessá-lo mediante senha ou biometria. Ainda é possível usá-lo pelo computador ou tablet, sem que precise baixar outros Certificados.
Além disso, o Bird ID é o Certificado Digital que possui a maior validade no mercado, com garantia estendida de até 5 anos, podendo ser renovado online.
7 • Registro de imóveis com Bird ID
A Certificação Digital já se mostra como um novo padrão de integridade, autenticidade e confidencialidade de documentos, pois oferece agilidade, baixo custo e maior velocidade em todos os processos imobiliários, como transferir ou registrar um imóvel, por exemplo, que pode custar caro e muitas vezes levar um tempo muito longo.
Para formalizar a compra e venda de um imóvel, não é necessário apenas a assinatura de um contrato, é necessário registrar esse documento legalmente. Trâmite que normalmente é feito através de um cartório.
A partir desse registro, pendências e demais infrações referentes ao imóvel, passam para a responsabilidade do novo proprietário, além de identificar se há algum débito hipotecário, penhora, etc. Mesmo em caso de desapropriação, esta documentação tem validade para assegurar as obrigações de continuidade do registro imobiliário, por isso é tão importante.
Por meio do SREI (Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis), esse processo pode ser simplificado, pois registrando a documentação neste sistema, ela torna-se pública, ou seja, há reconhecimento perante à sociedade. A formalização do SREI pode ser realizada através de um Certificado Digital, como o Bird ID. Mas como fazer isso?
Após reunir junto ao cartório em que o respectivo imóvel esteja registrado e ao antigo dono da propriedade, a Certidão de Ônus Reais, certidões de quitação de débitos de IPTU e
Certidão Vintenária (histórico do local nos últimos vinte anos), basta acessar o site do SREI e escolher a opção “Certidão” para prosseguir com o registro do imóvel, de forma simples e prática.
Veja como a VP Urbanizadora transformou seus processos utilizando o Assine.Online.
8 • A melhor alternativa: Assine.Online
Ao longo deste e-book, apresentamos diversas especificidades para a utilização de uma Assinatura Digital na documentação imobiliária, sobretudo por meio de um Certificado Digital.
Redução de custos, economia de remessa de documentos, maior controle logístico, agilidade e segurança em todo o processo imobiliário. Estes são apenas alguns dos benefícios que a assinatura digital oferece. E para isso, e muito mais, você pode contar com o Assine.Online, uma plataforma completa para gestão de documentos e assinaturas eletrônicas que oferece validade jurídica, simplicidade e mobilidade.
O Assine.Online possui todas as características que uma plataforma de assinaturas digitais precisa ter para atender o seu negócio, como tudo o que vimos no decorrer deste conteúdo:
- Assinatura Qualificada e Registro de imóveis com Certificado Digital em nuvem, Bird ID;
- Assinatura em todas as páginas do contrato;
Assinatura para testemunhas; - Assinatura no local indicado para o caso de cláusulas de promissórias e de cancelamento/desistência;
- Contrato fechado sem necessidade de reconhecimento de firma;
- Validade jurídica assegurada pela Lei 14.063/2020;
- Agilidade com processos fechados em apenas 2 dias.
Agora que você já conhece todas as vantagens de utilizar a Assinatura Digital, experimente o Assine.Online. Entre em contato conosco para mais informações!
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