Assinatura eletrônica: guia completo para assinar documentos digitalmente

Introdução

Demora para fechar um negócio? Burocracia para emitir um documento? Problemas durante a assinatura de um contrato? Perda de desempenho da equipe? Custos elevados com material de escritório e extravio de arquivos? Quantas vezes você já se deparou com uma dessas situações? 

Pode não parecer, mas essas coisas podem estar prejudicando o crescimento dos seus negócios. E permitir que situações assim ocorram com frequência em um mercado cada vez mais competitivo pode ocasionar a perda de lucros, clientes e até mesmo competitividade.

A questão é: será que você precisa realmente seguir tantas etapas demoradas para autenticar uma simples assinatura? Será que não existe uma forma de otimizar processos e impedir que a burocracia atrapalhe o fechamento de um negócio? 

Quer uma boa notícia? Não, você não precisa se sujeitar a isso. Já existe uma maneira simples de evitar estes tipos de problemas com o apoio da tecnologia.     

Uma das coisas que mais mudou nos últimos tempos com o avanço tecnológico foi a forma com que as pessoas interagem na internet e assinam contratos ou outros arquivos. Se antes tudo era feito no papel físico, por exemplo, hoje já é possível fazer transações online em poucos cliques e assinar documentos digitalmente. 

Toda essa praticidade tem mudado a forma com que as empresas realizam serviços. E isso tem impactado positivamente nos negócios.  

Mas, muitas vezes, surgem questionamentos que acabam travando as pessoas quando o assunto é migrar para ferramentas mais inovadoras: será que os métodos mais modernos de assinatura realmente funcionam? Será que dá para confiar na assinatura eletrônica para validar documentos?

Para ajudá-lo a esclarecer essas dúvidas de uma vez por todas. Preparamos esse super artigo abordando todos os tópicos necessários para entender melhor o assunto. 

Esperamos que goste. Boa leitura! 

1. O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica nada mais é que um mecanismo moderno para assinar documentos digitalmente. 

Por meio dela, o signatário não precisa mais se preocupar em assinar documentos físicos porque é possível recorrer a mecanismos eletrônicos para formalizar operações de ordem administrativa, financeira, comercial, fiscal, tributária e previdenciária.

Desde muito tempo a assinatura no papel foi o único método para reconhecer como verdadeiro e íntegro o seu conteúdo. No entanto, desde que a Medida Provisória 2.200-2 foi sancionada, no dia 24 de agosto de 2001, a assinatura eletrônica também passou a ser usada para essa finalidade.

Entre os principais mecanismos eletrônicos utilizados para a assinatura eletrônica destacamos o token (dispositivo eletrônico gerador de senhas), SMS (serviço de mensagens curtas), usuário e senha ou código.

2. Qual a importância da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica trouxe mais praticidade para o cotidiano. Ela proporciona agilidade na assinatura de contratos ou qualquer outro documento, garantindo assim mais tempo para os empresários direcionarem o seu foco e atenção para outras tarefas. 

Emissão de notas fiscais, assinatura de contratos de aluguel, pedidos de crédito ou empréstimo e declarações de impostos federais, contratos de serviço, transações imobiliárias, aberturas de contas, empréstimos comerciais, formulários trabalhistas, modificação e conferência de contratos, operações bancárias, relatórios empresariais, enfim. Todas essas transações podem ser concluídas mais rápido com a assinatura eletrônica. 

Uma vez que conseguem otimizar processos burocráticos e fazer o fechamento de um negócio mais rápido, a empresa e/ou microempreendedor assegura uma vantagem competitiva em relação às empresas que ainda não contam com a tecnologia. 

3. Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

Quando uma pessoa física ou jurídica faz uso da assinatura eletrônica em vez da assinatura em papel, ela garante mais agilidade nas transações. Mas será que essa é a única vantagem que a tecnologia oferece de fato? Não necessariamente.

Abaixo, veja todos os benefícios que você pode ter ao investir nessa modalidade de assinatura:

3.1 Inovação

Se você utiliza a assinatura eletrônica para assinar contratos e documentos, consegue revolucionar o método de operação e deixar o seu negócio voltado para a transformação digital. 

A inovação permite que transações como fechamento de contrato de aluguel, assinatura de serviços e contratos de compra e venda com fornecedores, por exemplo, sejam concluídos de forma muito mais rápida e segura.  

3.2 Redução de burocracia

Segundo o Banco Mundial, o Brasil é o país mais burocrático do mundo. O tempo gasto para emitir notas fiscais, calcular impostos e fechar contratos atrasam o crescimento das empresas, e prejudicam o bolso do consumidor, que acaba pagando mais caro pelos produtos e serviços. 

Com a assinatura eletrônica não existe perda de tempo. Você consegue otimizar a preparação dos documentos, tornando os processos menos dispendiosos e muito mais ágeis.

3.3 Aumento de produtividade da equipe

Se a sua empresa reduz o tempo gasto com a preparação de documentos, a sua equipe consegue direcionar o foco e a energia para o desempenho de outras tarefas importantes, como melhor relacionamento com os clientes ou mais tempo livre para prospectar. Isso contribui para o aumento de desempenho e produtividade de todos os envolvidos.

3.4 Crescimento da lucratividade

Uma vez que a sua equipe se torna mais produtiva, a sua empresa consegue conquistar os objetivos propostos mais rápido. Isso contribui para um crescimento de lucros mais sólido e duradouro.  

3.5 Redução dos custos 

Além de reduzir a burocracia, aumentar a produtividade da equipe e contribuir para o crescimento dos negócios, a assinatura eletrônica também ajuda a empresa na redução dos custos. 

De que forma ela é capaz de fazer isso? Eliminando a necessidade de comprar papel, impressoras, canetas, toners e gastos com transporte. Você também não precisa mais ter uma sala de arquivo ou um espaço físico específico para alocar todos os documentos.

3.6 Melhor organização administrativa

Na assinatura eletrônica os documentos são assinados digitalmente e podem ser armazenados em nuvem. Isso significa que você não precisa mais imprimir recibos ou manter um espaço próprio para armazenar papéis. 

Você e a sua equipe podem manter todos os documentos salvos numa plataforma online, além de aumentar a segurança dos documentos, melhorar os espaços físicos e aprimorar a organização.

3.7 Mobilidade

Uma das grandes vantagens da assinatura eletrônica é que o signatário pode acessar, analisar e emitir documentos de qualquer lugar e hora. Então, basta você ter um smartphone ou tablet com acesso à internet para fazer, em poucos cliques, o que antes demandava tempo e esforço. 

3.8 Garantia de segurança das informações

Até pouco tempo atrás as companhias precisavam de um local específico para manter todos os registros físicos arquivados, certo? A questão é que, por ficarem aglomerados em um único espaço, o risco da empresa perder informações valiosas era muito grande. 

Já pensou sofrer um alagamento ou um incêndio? Todos os documentos podem ser perdidos ou danificados num piscar de olhos. Mesmo quando os documentos são salvos em PDF e armazenados em computadores ou servidores, o risco de ciberataques ainda é grande.  

Entretanto, com a assinatura eletrônica não existe mais essa preocupação. Isso porque a sua empresa pode manter todos os registros salvos na nuvem, garantindo mais segurança em todos os aspectos.    

4. Quais são os tipos de assinatura eletrônica? 

Agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica, qual a sua importância e quais seus benefícios, que tal conferir os tipos de assinatura estabelecidos na Lei 14.063? 

A nova lei, aprovada em 23 de setembro de 2020, veio para alterar a Medida Provisória 2.200-2, a Lei nº 9.096 e a Lei nº 5.991. E valida outros dois novos formatos de assinatura. 

Veja agora mais detalhes sobres os tipos de Assinatura Eletrônica dispostas na Lei e como funciona cada uma delas: 

4.1 Assinatura Eletrônica Simples

A Assinatura Eletrônica Simples é a modalidade mais básica entre as assinaturas. Nesse modelo, o emissor não precisa de um certificado digital para validar o documento. Isso porque os sistemas conseguem verificar a identidade do assinante com base no seu nome completo, CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) e RG. 

Por não exigir um certificado digital, a Assinatura Eletrônica Simples é direcionada às transações de baixo risco. Ou seja, aquelas que não requerem informações muito sigilosas do signatário. Por exemplo: 

• Formulários trabalhistas;
• Abertura de conta; 
• Assinatura de contrato;
• Contrato de prestação de serviço;
• Contrato de aluguel;
• Declaração de IR (Pessoa Física), entre outros.

4.2 Assinatura Eletrônica Avançada 

A Assinatura Eletrônica Avançada é uma modalidade mais “moderna”. Ela exige o uso de um certificado digital, mas esse não precisa necessariamente ser emitido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Diferente da Assinatura Eletrônica Simples, a Assinatura Eletrônica Avançada oferece um grau mais elevado de segurança. Isso porque, durante a criação da assinatura, as informações do signatário são verificadas previamente a partir de validação biométrica. E, após essa verificação, protegidas por chaves criptografadas. 

Alguns exemplos de transações que podem ser validadas mediante a Assinatura Eletrônica Avançada:

• Compra de móveis e veículos;
• Emissão de relatórios empresariais como DRE, Balanço Patrimonial e Balanço Contábil;
• Declaração de IR (Pessoa Jurídica), entre outros. 

4.3 Assinatura Eletrônica Qualificada

A Assinatura Eletrônica Qualificada é a modalidade mais segura entre os três modelos. Aqui o assinante emite e faz uso de um certificado digital validado pela ICP-Brasil. 

Segundo a Lei 14.063, a Assinatura Eletrônica Qualificada é obrigatória em todas as transações e documentos digitais realizados com o poder público. Também nos atos de transferência e de registro de bens imóveis.  

Algumas operações que exigem a Assinatura Eletrônica Qualificada são: 

• Emissão de nota fiscal;
• Registro de firma;
• Compra e venda de imóveis, entre outros.

5. Como fica a validade jurídica dos documentos assinados digitalmente?

Embora a assinatura eletrônica já faça parte do cotidiano de muitas empresas, ainda existem pessoas que ficam receosas em usar a ferramenta. Isso porque não sabem como ela realmente funciona ou como fica a validade jurídica dos documentos assinados digitalmente. 

Pensam: “Será que a assinatura eletrônica possui a mesma legalidade que uma assinatura manual à caneta?”, “Será que essa tecnologia é realmente confiável?”, “Será que o documento assinado digitalmente protege tanto quanto o papel?”.

Pois bem, a legislação brasileira não exige qualquer formalidade instrumental como condição sem a qual a validade de um contrato não possa ser assegurada. Assim sendo, os documentos eletrônicos assinados digitalmente possuem a mesma validade jurídica que os contratos em papel. 

Para se ter ideia, desde que a Medida Provisória 2.200-2 entrou em vigor em 2001, ambas as modalidades passaram a ser juridicamente válidas. Mas, mesmo assim, ainda existe o receio dela não proteger o emissor tanto quanto um documento físico.

Por que? Talvez seja por medo de que, quando as transações são feitas digitalmente, existe o risco de roubo de senhas e informações. Mas será que a assinatura eletrônica não oferece segurança? 

Bem, é o que vamos descobrir…  

6. A assinatura eletrônica oferece segurança?

A assinatura eletrônica pode ser realizada por meio de qualquer mecanismo eletrônico como biometria facial ou digital, SMS, token, GPS, código, entre outros. Ainda assim, muitas pessoas podem ficar com medo de utilizar esses métodos por acreditarem que as informações podem ser roubadas ou perdidas facilmente.

Entretanto, quando associada a um Certificado Digital, a assinatura eletrônica consegue proporcionar uma segurança extra ao signatário. Assim, identificando o emissor mais rapidamente do que em qualquer um dos mecanismos acima. 

O certificado digital é uma tecnologia que funciona por meio da criptografia de dados, na qual são construídos protocolos para impedir que o público ou até mesmo um terceiro acesse as informações.

Cada certificado digital possui uma chave de acesso, e essa chave (que pode ser privada ou pública) compõe o sistema de criptografia. Logo, apenas a pessoa que tiver posse dessa chave terá acesso aos dados para decodificá-los.

Mas, o que isso quer dizer exatamente? Vamos explicar!

Significa que, ao associar o Certificado Digital ao documento eletrônico que foi assinado, a empresa consegue anular os erros e autenticar as informações de modo completamente seguro. Afinal, as codificações são diferentes em cada assinatura.

Ou seja, a assinatura eletrônica oferece segurança total.

Contudo, como todas as transações eletrônicas dependem de um dispositivo eletrônico e são feitas pela internet, é importante tomar alguns cuidados para garantir que o signatário não será alvo de crimes virtuais como, por exemplo, roubo de senha.

Utilizar um sistema em nuvem (que garante o acesso ao certificado mesmo se o computador estiver com algum problema), monitorar a data de validade do certificado digital e investir em uma plataforma confiável para fazer a assinatura eletrônica de documentos são os principais cuidados. 

7. Qual a diferença entre assinatura digital, assinatura eletrônica e certificado digital?

Assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital… Nessa altura do texto você ainda pode estar confuso sobre o que são e qual é a finalidade de cada uma dessas tecnologias, certo?

Para ajudá-lo a compreender de uma vez por todas quais são as diferenças, confira a nossa breve explicação:    

7.1 Assinatura eletrônica 

A assinatura eletrônica não utiliza chaves criptografadas de um certificado digital para assinar documentos. Ela pode ser feita por meio de qualquer mecanismo eletrônico como biometria (facial ou digital), login e senha ou até mesmo SMS.

Como a assinatura eletrônica é baseada em evidências no ato da assinatura, ela é indicada para as transações que oferecem baixo risco para os negócios. Isto é, envolvem pessoas físicas como signatário ou registros internos que necessitam de uma simples aprovação. 

7.2 Assinatura digital

A assinatura digital, por outro lado, é utilizada para autenticar qualquer tipo de documento eletrônico. Utiliza chaves criptografadas de um certificado digital para substituir a assinatura física do signatário, garantindo assim uma proteção extra na autenticidade das informações.

Como equivale à assinatura do próprio punho (MP 2.200-2, Parágrafo 1º, Art. 10), a assinatura digital é recomendada para os casos que requerem maior segurança jurídica. Ou seja, as negociações que apresentam riscos, envolvem um valor monetário significativo e requerem a assinatura de documentos entre empresas.

7.3 Certificado digital

O certificado digital é considerado a identidade virtual de uma pessoa física ou jurídica. Por meio dele, o signatário pode realizar a assinatura eletrônica de diversos documentos e acessar sistemas eletrônicos restritos como INSS, site da prefeitura e Receita Federal.  

8. Qual é o primeiro passo para fazer uma assinatura eletrônica?

Agora que você já viu que a assinatura eletrônica oferece validade jurídica,  proporciona segurança e quais são as diferenças entre ela, a assinatura digital e o certificado digital, deve estar pensando: “Qual é o primeiro passo para fazer uma assinatura eletrônica?” 

Pois bem, o primeiro passo é acessar uma plataforma digital que permite a assinatura de contratos. Depois, cadastrar o seu login e senha para realizar a gestão de documentos online.

Não conhece uma plataforma capaz de fazer isso? Que tal conhecer a Assine.Online, uma plataforma digital que oferece agilidade no manuseio de documentos e fechamento de negócios?

Depois de fazer o cadastro, você tem acesso a uma página exclusiva para importar arquivos de diversos formatos, editar textos e gerenciar documentos de forma bastante prática. Também fazer assinaturas em lote em poucos cliques, enviar grandes volumes de arquivos e realizar a integração de assinaturas de documentos e contratos dentro do próprio sistema de gestão. 

Mas não é só isso que a plataforma oferece, sabia?

Além das funcionalidades acima, você ainda pode visualizar assinaturas dentro dos registros e dispensar a necessidade de anexos. Inclusive realizar assinatura presencial para fechar negócios direto no ponto de venda e usar um dispositivo móvel como smartphone ou tablet para assinar documentos digitalmente em qualquer lugar.

Acha que isso é tudo? Calma que tem mais!  

Na plataforma digital Assine.Online, a Assinatura Eletrônica Simples já possui validade jurídica e legitimidade diante de terceiros. E, se ainda assim você quiser aumentar a confiabilidade, pode fazer a Assinatura Eletrônica Qualificada por meio do seu Certificado Digital. 

Viu só como a assinatura eletrônica pode tornar a rotina da sua empresa muito mais ágil? Você não precisa mais perder tempo com processos burocráticos, nem se preocupar em não fechar um negócio. Afinal, a tecnologia está a seu favor para agilizar e formalizar operações de ordem administrativa, financeira, comercial, fiscal, tributária e previdenciária.

Tudo o que você precisa fazer é ter uma plataforma digital de confiança ao seu alcance que permita fazer a assinatura eletrônica de todos os documentos.  

Gostou do tema? Ficou interessado em assinar documentos digitalmente, mas  não sabe por onde começar? Então clique e conheça agora mesmo nosso plano gratuito para assinaturas!