Gestão de documentos: o que é e como fazer?

A sua análise sobre os negócios já foi prejudicada por falta de organização do arquivo? Quantas vezes os seus documentos foram extraviados dentro da sua empresa ou você precisou remarcar uma reunião com os fornecedores porque falta controle de prazo de renovação de contratos?

Uma vez que as informações ajudam na análise dos negócios, no direcionamento de estratégias e na tomada de decisão, manter o controle e a organização sobre os documentos é fundamental.  

Mas como manter o controle se são muitos arquivos para serem gerenciados? Pois bem, por meio da gestão de documentos.

Não sabe como funciona a gestão de documentos, nem como esse processo pode otimizar o controle da empresa? Não sabe por que tornar o processo de documentação todo digital é importante, nem que ferramentas utilizar para deixar a gestão mais prática? Não tem problema! 

No post de hoje vamos explicar tudo que você precisa saber para dominar esse assunto de uma vez por todas, e como realizar uma gestão de documentos altamente eficaz.

Preparado? Então vamos lá! 

Será que a sua empresa precisa fazer a gestão de documentos?

O documento é uma forma de registro utilizada para arquivar informações. Pode ser um papel físico, microfilme ou até mesmo um arquivo digital. Para as empresas, os documentos são importantes porque neles constam dados sobre as atividades legais, clientes, fornecedores e tributos, por exemplo.

Todas essas informações precisam ser gerenciadas corretamente para impedir que a empresa tenha problemas por falta de organização. 

Se a sua empresa já sofreu com atrasos no fechamento dos negócios, ou foi prejudicada em algum momento por causa do extravio de documentos e falta de controle de prazos de renovação de contratos, este pode ser um indício de que você precisa fazer com urgência a gestão de documentos.   

O que é gestão de documentos, afinal?

A gestão de documentos é um setor do arquivo documental que tem como finalidade promover a administração dos documentos. Quando feita corretamente, a gestão permite que a sua empresa acesse informações de forma mais prática e rápida. 

Os documentos que fazem parte da gestão são: 

• Contratos e acordos empresariais;
• Cópias de documentos trabalhistas de colaboradores;
• Guias de recolhimento de tributos,
• Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
• Registros cadastrais de consumidores;
• Relatórios contábeis e gerenciais.

Importância da gestão de documentos

A empresa que faz a gestão de documentos consegue garantir ganhos em produtividade, reduzir a quantidade de registros em papel e facilitar a implementação de normas de qualidade. Não só isso, otimizar a localização de informações relevantes para uma boa tomada de decisão. 

Uma vez que torna a consulta de documentos mais ágil, você pode acompanhar de perto o histórico da sua empresa (desde o início das atividades até o período atual) e, com base nisso, elaborar estratégias de forma mais assertiva. 

Por exemplo, você pode localizar os contratos com os fornecedores para avaliar se os valores do serviços e produtos batem com a dos documentos. Também acompanhar o histórico de compras de um cliente específico para ver quais produtos ou serviços ele costuma adquirir. 

É possível ainda acessar documentos contábeis como notas fiscais, declarações e recibos de tributos, para verificar se os pagamentos foram feitos corretamente e se a sua empresa está dentro da legalidade. 

Como a gestão de documentos é feita?

A gestão de documentos é feita por etapas. Essas são divididas em quatro estágios e o objetivo delas é otimizar o arquivo e favorecer a organização.

A primeira etapa está relacionada à coleta dos documentos. Aqui, a empresa reúne todos os registros que serão arquivados. 

Na segunda etapa, os documentos passam por uma espécie de classificação. Ou seja, o responsável pelo procedimento divide os arquivos que foram coletados por setor e temas aos quais eles se enquadram. 

A terceira fase consiste em determinar o ciclo de vida útil dos documentos. Para isso, deve-se verificar quando o registro foi elaborado, publicado e aprovado. Também quando foi distribuído, encaminhado e quando deve ser descartado. 

Na quarta e última etapa deve ser informado o método utilizado para localizar os documentos no arquivo. Se por métodos flexíveis (alfabético, geográfico, numérico, ideográfico ou temático) ou métodos padronizados (variadex, soundex, rôneo, automático ou de vigência contínua).  

Quais os principais benefícios da gestão de documentos

A gestão de documentos é um processo que ajuda a empresa a manter controle total sobre as informações. Antigamente, era realizada apenas em um arquivo físico. No entanto, desde que a tecnologia surgiu e ganhou espaço dentro das organizações, a gestão tem sido realizada em formato digital. 

Não acredita que a gestão de documentos digitais é uma opção mais interessante que o método tradicional? Veja abaixo todos os benefícios que a gestão eletrônica oferece para o seu negócio: 

Organização dos documentos

Um dos problemas mais comuns dentro das empresas é a falta de organização dos documentos. Às vezes, o volume de informações é tão grande que um colaborador precisa ficar horas procurando por um registro. Essa demora prejudica a eficiência da empresa, como também o fechamento de um negócio.

Contudo, com a gestão de documentos digitais, a empresa não corre esse risco. Isso porque, além da recuperação do espaço físico, ela garante pontos extras quanto à organização. 

Uma vez que podem ser armazenados por categorias, temas, nível de importância e data de expedição em um software, você consegue evitar que os registros se misturem ou sejam extraviados. Também, que o seu funcionário perca tempo procurando os documentos.

Otimização do controle e manutenção dos arquivos

Quando a empresa lida com um volume grande de documentos, um arquivo pequeno não é suficiente para armazenar todos os registros. Ainda mais se ela precisar manter arquivado documentos importantes de dez, quinze ou vinte anos atrás.

Por se tratar de um material imperecível, isto é, que dura muito tempo, muitos pensam que o arquivo não sofre qualquer tipo de desgaste ou dano. Mas não é assim que funciona. Mesmo sendo bloco, notas fiscais, certidões, contratos ou qualquer outros tipo de documento físico, as informações inseridas no papel podem ser comprometidas. 

Então, qual a melhor forma de otimizar o controle e garantir a manutenção dos arquivos? Com a gestão eletrônica!

Quando os documentos estão organizados em formato digital e se a sua empresa possui um método de busca definido, fica mais fácil localizar registros importantes. Não só isso, impedir que o desgaste dos papéis ocasione na perda de informações.  

Segurança das informações

Que empresa quer correr o risco de ter suas informações roubadas ou adulteradas por hackers, terceiros e pessoas não autorizadas? Nenhuma!

Os documentos são utilizados para registrar todas as atividades legais e a história do seu negócio, certo? Assim sendo, precisam ser protegidos a sete chaves para evitar que informações importantes caiam nas mãos erradas. Ainda mais quando envolve transações online.

Como a gestão digital disponibiliza o arquivo em programas eletrônicos e apenas algumas pessoas autorizadas têm acesso — por meio de um certificado digital, por exemplo —, a sua companhia pode redobrar a segurança e garantir mais proteção sobre os dados e informações.   

Praticidade para a elaboração de relatórios

A agilidade é um dos diferenciais mais competitivos no dia de hoje. Se uma empresa consegue acessar dados, gerar relatórios ou transmitir informações mais rápido que a concorrente, ela consequentemente se sobressai. Afinal, transações, fechamento de negócios e tomada de decisão são concluídas em menos tempo, beneficiando as partes.

Assim sendo, a gestão de documentos digitais contribui para a sua empresa ser mais ágil uma vez que permite o acesso a informações em poucos cliques. Essa agilidade contribui para elaboração de relatórios e planilhas, o que também facilita uma boa tomada de decisão.

Redução de custos

Gastos com papel, toner, impressora, caixas e pastas organizadoras, post-its, etiquetas, agenda ou caderno, enfim. Quanto de material de escritório a sua empresa costuma gastar durante o ano? E mais, quantos colaboradores precisam ficar responsabilizados apenas para organizar/cuidar da compra desses itens? 

Acreditamos que tanto o valor gasto com materiais quanto com funcionários pode ser muito alto. Mas não precisa ser assim… 

Quando a sua empresa opta pela gestão de documentos digitais, ela consegue reduzir os custos com mão de obra, materiais de escritório e equipamentos. Isso porque no software já é possível realizar todo o trabalho, armazenando e fazendo a administração de todo o acervo físico de forma digital.

5 erros comuns na gestão de documentos

A gestão de documentos não é uma tarefa tão complicada. No entanto, qualquer empresa corre o risco de cometer alguns equívocos se não existir atenção. Entre os erros mais comuns, temos: 

#1. Falta de estrutura de controle 

Como os documentos registram todas as atividades legais da empresa, pode ser que você se depare com um grande volume de arquivos. Por conta disso, a sua empresa precisa contar com uma estrutura que permite fazer o controle desses registros. Do contrário, você pode ter problemas com extravios ou lidar com demora na hora de buscar informações. 

#2. Não se desfazer dos documentos

Os documentos devem ser armazenados por um longo período de tempo, pois eles servirão de base para a apuração de resultados. No entanto, isso não significa que a sua empresa precisa manter guardado o primeiro recibo de venda ou nota de compra de um fornecedor.  

Uma boa gestão não envolve apenas o arquivo de documentos, mas também saber identificar quais registros são realmente importantes, válidos e que ainda precisam ser armazenados na sua empresa. 

#3. Uso de ferramentas ultrapassadas 

As ferramentas que não conseguem acompanhar as necessidades do seu negócio, ou não ajudam a controlar o volume de documentos produzidos e armazenados são um problema. 

Ferramentas ultrapassadas geram pilhas enormes de fichas, tabelas e cadernos de anotações. E à medida que a sua empresa produz mais desses arquivos, a pesquisa nesses documentos pode se tornar mais demorada. 

Já imaginou precisar verificar todas as folhas de um caderno para encontrar o que você precisa? O mesmo vale para as informações anexadas em planilhas de excel. Se você não quer mais perder tempo buscando dados, nem correr o risco de acessar arquivos errôneos, não deixe de investir em ferramentas mais modernas. 

#4. Permitir que qualquer pessoa tenha acesso ao arquivo

Quando muitas pessoas têm acesso ao arquivo, pode acontecer das informações serem usadas de forma indevida. Não só isso, a sua empresa também corre o risco de ter os documentos originais extraviados ou registros trocados de lugar acidentalmente. 

Já pensou na confusão? 

Se você não quer lidar com esse tipo de problema nem causar atritos no ambiente de trabalho, o ideal é definir um único responsável para fazer a gestão. Assim, sempre que existir necessidade ou dúvida, você pode perguntar a ele diretamente. 

#5. Não fazer cópias digitais

Quando não existia a opção de tornar o processo de documentação todo digital, era comum ver as empresas com um espaço enorme para arquivar as informações. 

A questão é que, o risco de manter os arquivos anexados em um só lugar, era e continua sendo um problema. Afinal, qualquer acidente como fogo ou inundação pode colocar em risco a validade e vida útil dos documentos.

Você não quer correr esse risco, certo? Então não deixe de fazer cópias digitais!

Como tornar a gestão de documentos um processo digital?

Existem empresas que ainda utilizam métodos ultrapassado para fazer a gestão de documentos. Isso é um erro? Não necessariamente, mas a empresa pode estar desperdiçando um tempo valioso ao fazer isso. Horas que poderiam ser utilizadas para outros fins caso tornasse a gestão totalmente digital. 

Geralmente, o que desmotiva uma empresa a migrar para uma solução mais moderna é a falta de recursos para investir. Ou a falta de conhecimento sobre quais são as ferramentas certas para fazer a digitalização do processo.

Se for esse o seu caso, fique tranquilo. Podemos afirmar que já existem soluções super acessíveis e modernas que permitem tornar a gestão um processo mais eletrônico.  

Não sabe que ferramentas são essas? Vamos apresentar algumas!  

Ferramentas que podem ser usadas para gestão de documentos

Armazenamento em nuvem

O armazenamento de documentos na nuvem, também conhecido como cloud computing, é uma tecnologia que permite armazenar arquivos em pools lógicos, chamados de “nuvem”. Nesse modelo de armazenamento todos os registros da sua empresa são salvos em um servidor remoto, que resguarda as informações e garante o acesso rápido aos documentos.

Para fazer uso da ferramenta e manter todas as informações salvas, a sua empresa não precisa de um HD externo ou sistemas físicos de backup. Basta ter um ou mais computadores conectados à internet e fazer o cadastro em uma plataforma online que disponibiliza o serviço de armazenamento na nuvem. 

Microfilmagem

A microfilmagem é um serviço de armazenamento por meio da captação de imagens. Consiste em fotografar os documentos da sua empresa para depois armazená-los em um microfilme. As principais vantagens dessa ferramenta são o aumento da segurança e a preservação das informações. 

Gerenciamento eletrônico de documentos

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma tecnologia voltada para concentrar todas as informações da sua empresa em um mesmo meio eletrônico. Uma vez que todos os documentos ficam salvos dentro de um sistema, você consegue gerenciar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações em poucos cliques de qualquer lugar e hora. 

Plataforma de assinatura eletrônica

A plataforma de assinatura eletrônica é outra ferramenta que pode ser excelente para a gestão de documentos. Isso porque, dentro dela, você pode importar, criar, administrar e editar todos os registros de forma online. Não só isso, pode arquivá-los dentro da própria plataforma e assim manter a organização sobre todas as informações da empresa.  

Como otimizar a gestão de documento na empresa

Agora que você já sabe quais ferramentas podem ser usadas para gestão de documentos, que tal conferir algumas dicas práticas para otimizar o processo dentro da sua companhia? 

Dica 1: Tenha políticas claras de uso

Se você quer fazer uma boa gestão, precisa estabelecer políticas claras de uso para que os documentos da sua empresa sejam arquivados e manuseados corretamente. Essas condutas são importantes para evitar qualquer tipo de risco ao arquivo. Também para impedir o acesso não autorizado a dados confidenciais.

Dica 2: Separe os documentos e faça backups

Você não quer chegar um dia na sua empresa e descobrir que todos os documentos foram perdidos apenas porque um cano de água estourou e danificou o arquivo, certo? 

Para proteger as informações, separe os arquivos de acordo com a sua classificação e faça backups semanalmente. Se quiser, você pode manter os documentos físicos. Mas lembre-se que digitalizar as informações é uma ação importante para redobrar ainda mais a segurança. 

Dica 3: Estabeleça um padrão

Fazer a gestão dos documentos não é difícil, mas requer alguns cuidados. Uma vez que envolve um volume grande de arquivos, o ideal é você estabelecer um padrão para armazenar conforme a classificação correta. 

Você pode instruir a equipe a fazer o arquivo dos documentos por mês, validade ou assuntos específicos. Também nomear pastas para simplificar a busca. 

Dica 4: Identifique o que pode ser descartado

O acúmulo de papel ocupa espaço, deixa o arquivo poluído e dificulta a localização de documentos. A gestão consiste em tornar o arquivo mais otimizado, mantendo somente o que realmente for útil para a empresa. 

Assim sendo, instrua o responsável pelo arquivo sobre quais registros são importantes, quais são descartáveis e quais são confidenciais. Sempre verificando prazos, especialmente quando se trata de documentos fiscais.

Dica 5: Invista em segurança

Por último, mas não menos importante, invista em segurança. Muitos dos documentos possuem informações sigilosas e qualquer vazamento pode comprometer a reputação da sua empresa. Por isso, busque sistemas modernos para intensificar a proteção. 

Como reforçar a segurança dos documentos 

Investir em um software de gestão, fazer backups, enfim. Tudo isso pode ajudar a sua empresa a aumentar a segurança das informações. Mas, se ainda assim existir receio de perder os arquivos, calma! Não se preocupe! Já existe uma alternativa prática para reforçar a proteção.

Que forma é essa? Armazenando os documentos em ambientes digitais.

Ambientes digitais são sistemas computacionais que permitem fazer a gestão de documentos de modo totalmente remoto. Por trabalhar em rede, possibilitam que a sua empresa crie pastas, armazene arquivos e controle informações em poucos cliques, apenas com um computador conectado à internet.

Uma vez que permitem o armazenamento em nuvem e o backup é feito de forma automática, você consegue reforçar a segurança e garantir vida útil dos seus documentos. Não só isso, minimizar a chance de perder arquivos ou sofrer com o acesso de pessoas não autorizadas.  

Incrível, não é?

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