Gestão de tempo: como otimizar o seu dia de trabalho no home office?

O home office foi a estratégia adotada por muitas empresas e profissionais para superar as dificuldades impostas pela pandemia. Segundo uma pesquisa do C6 Bank/Datafolha, entre os profissionais liberais a adoção foi acentuada, com cerca de 47% partindo para o trabalho remoto.

Porém, para muitos desses trabalhadores, o home office trouxe à tona uma dificuldade que nem sempre ficava visível no “antigo normal”: a gestão de tempo. Sem muitas alternativas além do trabalho remoto, eles se viram na necessidade de parar e gerir o seu tempo produtivo de maneira mais detalhada.

Mas, como é possível um profissional liberal gerir o seu tempo em uma rotina completamente home office? Você foi um que se fez esta pergunta recentemente?

Não se preocupe, há técnicas, práticas e ferramentas tecnológicas que podem lhe ajudar a fazer a gestão de tempo de forma simples e eficiente. E é exatamente o que mostraremos para você nesta postagem. Confira.

Boa leitura!

Quais são as técnicas de produtividade mais usadas de gestão de tempo?

Ao trabalhar em home office você não precisa se preocupar com fatores como trânsito, clima, aglomerações etc. Até mesmo a roupa de trabalho não precisa ser tão formal quanto em um trabalho externo.

Nesse sentido, o único que ponto que pode impactar a sua produtividade é a gestão de tempo. Se você a faz corretamente, a tendência é de uma rotina de trabalho bem-sucedida. Por outro lado, uma má gestão de tempo certamente resultará em um dia pouco produtivo.

Mas, se você tem dificuldades em fazer essa gestão de forma natural, qual é a saída? A resposta pode estar nas técnicas de produtividade. Conheça duas ótimas técnicas.

Método Getting Things Done (GTD)

O “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, na versão em português, é uma metodologia de produtividade criada pelo americano David Allen, que ajuda você a controlar melhor o seu tempo disponível.

O GTD de Allen se baseia em cinco pontos para tornar esse aproveitamento real:

1. Capturar

No início do processo você deve pegar atividades que precisam ser realizadas e passar para um caderno, planilha, aplicativo ou qualquer objeto de anotação.

2. Esclarecer

Este é o momento de análise, em que você verifica o que precisa ser realizado em cada uma das tarefas e define qual é demanda imediata ou não.

3. Organizar

Hora de organizar, colocar as atividades em listas de prioridades. Assim, você acessa cada uma no momento certo.

4. Refletir

Refletir dentro do método GTD é atualizar o status da sua lista, verificar se o planejado está ocorrendo corretamente.

5. Engajar

Engajar, aqui, é sinônimo de focar. No último passo GTD, você precisa analisar se está realizando a atividade mais importante ou se está focado em outro ponto aleatório.

Uma informação interessante sobre o método GTD é que um dos conceitos utilizados por David Allen é o chamado “Mind like Water” (“Mente como Água”, em tradução livre). Uma filosofia chinesa, seguida até mesmo por Bruce Lee, pautada no controle total das suas ações.

Técnica Pomodoro

Outra ótima técnica de produtividade e gestão de tempo é a Pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo. Porém, diferentemente do Método GTD, a ideia aqui é manter o controle e concentração por períodos curtos.

Funciona da seguinte maneira: você divide o seu período produtivo em blocos de 25 minutos, intercalando com intervalos de 5 minutos. Com isso, você mantém o foco total em uma única atividade durante os 25 minutos.

Ao final de 4 blocos seguidos, o intervalo deve ser entre 15 a 30 minutos a fim de aliviar a tensão acumulada na sequência inicial.

Uma curiosiodade sobre a técnica é que o nome escolhido por Francesco Cirillo significa tomate em italiano. No país europeu é muito comum o uso de cronômetros gastronômicos no formato de um tomate.

Técnica das 5 horas

Dicas de app para gestão de tempo em home office

As técnicas citadas anteriormente podem ser suficientes para não deixar você em apuros no dia a dia. Porém, em home office o desafio da gestão de tempo pode ser maior do que você imagina.

Para torná-la mais simples e real, é interessante adotar a tecnologia e utilizar aplicativos para controle de agenda. Quer conhecer alguns dos mais utilizados atualmente?

Trello

O Trello é um dos APPs de gestão de tempo mais utilizados hoje por profissionais liberais e serviços de escritório. Ele funciona em sistema de plataforma, na qual as tarefas são apresentadas em quadros.

O modus operandi do Trello é baseado no Kanban, filosofia japonesa que visa a otimização contínua do fluxo de trabalho.

Todoist

No Todoist você adiciona todas as tarefas que precisam ser realizadas e organiza em forma de listas. É possível fazer a separação por projetos, mantendo a ordem por critérios de prioridade.

Outra grande vantagem é que o aplicativo permite que você crie tarefas que se repetem por intervalos regulares, como treinamentos, reuniões, entre outros.

Asana

O Asana é excelente para o profissional que tem grande volume de tarefas para realizar durante o dia. Ele possibilita que você organize tudo por meio de quadros de cartões ou de listas.

Disponível para versões smartphone, é um aplicativo relativamente simples de manusear, ainda que ofereça diversas funcionalidades.

Habitica

O Habitica, certamente, é o app que mais difere dos anteriores. A gestão de tempo aqui é feita por meio de uma gamificação, um desafio interativo que ajuda na organização e na execução da rotina.

O sistema é em formato de um RPG, no qual um personagem é selecionado para lhe instruir sobre as funcionalidades. As tarefas, por sua vez, são monstros que somem toda vez que você finaliza o seu trabalho.

Qual a importância de não deixar para amanhã?

Todas as técnicas e ferramentas tecnológicas apresentadas neste texto podem ajudar você a controlar melhor o seu tempo, porém elas só serão verdadeiramente úteis se houver dedicação da sua parte.

Antes de adotar uma das opções, você deve ter em mente o porquê é importante fazer a gestão de tempo corretamente e não “empurrar” tarefas para o dia seguinte.

Claro, o amanhã sempre existirá. Mas, antes de abraçar o senso comum como justificativa para não realizar as suas tarefas, faça o teste da empatia profissional. Pense como seria a sua rotina se as tarefas, os relatórios ou os contratos que você tanto espera não chegassem simplesmente porque o outro profissional não cumpriu com a sua parte. Complicaria bastante, não é mesmo?

Então, em vez de deixar para amanhã, faça a gestão de tempo corretamente e garanta que os compromissos assumidos sejam cumpridos dentro do período esperado. Acredite, o retorno positivo será muito melhor.

Enfim, o home office não é mais uma tendência para o futuro, ele é um método do presente. E, por mais que você seja um profissional liberal acostumado a trabalhar individualmente, é interessante focar em técnicas de gestão de tempo e abraçar a transformação digital para não cair em armadilhas e perder clientes já conquistados. Lembre-se: o seu sucesso passa muito pelo seu nível de produtividade.

Agora que você já sabe como melhorar a sua gestão de tempo em home office, entenda como os processos digitais podem aumentar ainda mais a sua produtividade.